補助科目とは、勘定科目の内訳をさらに細かく管理するために設定する分類項目です。
たとえば「水道光熱費」という勘定科目の中に、「電気代」「水道代」「ガス代」といった補助科目を設けるイメージです。
補助科目は必ず設定しなければならないものではなく、会社の業務内容や管理方法に合わせて自由に使うことができます。
本記事では、補助科目の基本的な考え方から、実務で役立つ設定のコツまでをわかりやすく解説します。
ポイント
- 補助科目は会社ごとに自由に設計できる
- 補助科目がなくても決算書は作成できる
- 便利だが、増やしすぎると逆に非効率になる
補助科目とは？
補助科目の基本的な役割
補助科目とは、勘定科目を「大分類」とした場合の「小分類」にあたる管理項目です。
勘定科目だけでは把握しきれない内訳を、より詳しく管理するために使われます。
勘定科目が「何に使ったお金か」を示すのに対し、補助科目は「誰に・どこで・何のために」といった詳細を把握するためのものと考えると理解しやすいでしょう。
仕訳で見る補助科目のイメージ
たとえば、売上を掛けで計上する場合、「売掛金」という勘定科目だけでは、どの取引先の売掛金なのかがわかりません.。
| 借方科目 | 補助科目 | 金額 | 貸方科目 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 売掛金 | A社 | 100,000 | 売上 | 100,000 |
| 売掛金 | B商事 | 70,000 | 売上 | 70,000 |
このように補助科目を設定することで、取引先ごとの売掛金残高を把握できるようになります。
もし補助科目がなければ、すべてが「売掛金」として合算されてしまい、管理が煩雑になります。
補助科目は会社ごとに自由に決められる
補助科目の設定は法律で定められているものではなく、社内管理のための仕組みです。
外部に提出する決算書類にも表示されないため、会社ごとに使いやすい形で設計できます。
極端に言えば、補助科目を一切使わない運用も可能です。
補助科目の具体例｜実務でよく設定されるパターン
補助科目は、勘定科目をさらに細かく管理するために設定されます。
取引先別・用途別に内訳を把握できるため、会計処理の精度向上や残高管理の効率化に役立ちます。
以下は、実務でよく使われている補助科目の一例です。
| 勘定科目 | 補助科目の設定例 |
|---|---|
| 売掛金 | 得意先名（取引先ごと） |
| 買掛金 | 仕入先名（取引先ごと） |
| 受取手形 | 得意先名 |
| 支払手形 | 仕入先名 |
| 当座預金 | 銀行名（〇〇銀行など） |
| 普通預金 | 銀行名（〇〇銀行など） |
| 未払金 | 取引先名（〇〇株式会社など）、クレジットカード会社名 |
| 未収入金 | 取引先名（〇〇株式会社など） |
| 未払費用 | 支払先名（〇〇株式会社など） |
| 短期借入金 | 金融機関名・取引先名 |
| 長期借入金 | 金融機関名・取引先名 |
| 預り金 | 源泉所得税 |
| 住民税 | |
| 社会保険料 | |
| 水道光熱費 | 水道料金 |
| 電気料金 | |
| ガス料金 | |
| 旅費交通費 | 宿泊費 |
| 電車・バス代 | |
| 航空券代 | |
| 通信費 | 携帯電話料金 |
| インターネット利用料 | |
| 通話料 | |
| 地代家賃 | 駐車場代 |
| 〇〇支店 事務所賃料 | |
| 車両費 | ガソリン代 |
| 車検・整備費用 | |
| 支払手数料 | 振込手数料 |
| 税理士報酬 | |
| 弁護士報酬 | |
| 交際費 | ゴルフ代 |
| 飲食費 | |
| タクシー代 | |
| 租税公課 | 消費税 |
| 事業税 | |
| 固定資産税 | |
| 収入印紙代 |
なお、多くの会計ソフトでは、特定の勘定科目について「取引先別」に補助科目を設定できる仕様になっています。
代表的なものは、次の9つです。
- 売掛金
- 買掛金
- 受取手形
- 支払手形
- 未払金
- 未収入金
- 未払費用
- 短期借入金
- 長期借入金
補助科目は必須ではない【決算書には影響しない】
貸借対照表や損益計算書には、勘定科目ごとに集計された金額のみが表示されます。
補助科目の内訳は決算書には反映されません。
また、販管費などはまとめて表示されるケースも多く、補助科目がなくても決算自体は問題なく作成できます。
補助科目と勘定科目の違い
「これは補助科目？それとも勘定科目？」と迷うこともあるかもしれませんが、実は明確な線引きはありません。
重要度が高く、頻繁に発生する取引については、補助科目ではなく勘定科目として独立させた方が管理しやすくなります。
たとえば、運送業ではガソリン代の比重が大きいため、「車両費」の補助科目にせず、「ガソリン代」という勘定科目を設ける方が適しているケースもあります。
会社の業態や管理目的に応じて、柔軟に設計することが大切です。
補助科目を設定するメリット・デメリット
メリット
- 取引先別の未回収・未払残高を把握しやすい
- 費用や売上の内訳を詳細に分析できる
- 予算管理や前年比較がしやすくなる
デメリット
- 入力項目が増え、仕訳作業の負担が増える
- 補助科目が多すぎると管理が複雑になる
「管理しやすさ」と「業務の手間」のバランスを考え、必要最低限に絞ることがポイントです。
補助科目を設定する際の4つのポイント
① 売掛金・買掛金は取引先別に管理する
継続的な取引がある相手は、補助科目として登録しておくことで、消込漏れや回収遅延を防げます。
② 預金は口座ごとに補助科目を分ける
複数口座を利用している場合、口座別に残高を把握できるため、資金繰り管理がしやすくなります。
③ 売上の中で「値引き」「返品」を分けて把握する
売上のマイナス要因を可視化することで、経営判断に役立ちます。
④ 比較・分析したい切り口で設定する
部署別・プロジェクト別など、分析したい単位で補助科目を設けると、経費管理の精度が向上します。
まとめ
補助科目は、勘定科目だけでは把握しきれない内訳を管理するための便利な仕組みです。
ただし、増やしすぎると業務効率を下げる原因にもなります。
自社の業務内容や管理目的に合わせて、必要なものだけを設定しましょう。
うまく活用すれば、日々の経理業務だけでなく、経営判断の質も高めることができます。
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