出張時の新幹線代を支払った時の仕訳と勘定科目の選び方

出張時に発生する新幹線代は、会社の業務遂行に必要な経費として適切に処理する必要があります。

特に、グリーン車の利用など、状況に応じた勘定科目の選定が重要です。

本記事では、新幹線利用時の勘定科目の選び方と仕訳例について詳しく解説します。

勘定科目

出張などで社員や役員が利用する新幹線代は、基本的に「旅費交通費」として処理します。

新幹線のグリーン車を利用した際のグリーン料金については、社内の旅費規程に基づいて支給される場合（たとえば「役員以上はグリーン車の利用を認める」といった規定があるケースなど）は、「旅費交通費」として処理します。

一方で、旅費規程に基づかない支給については、その金額は「給与」とみなされ、源泉所得税の徴収などの対応が必要となる場合があります。

新幹線利用の経費処理では、社内規程と実態に即した勘定科目を選ぶことがポイントです。

消費税の取り扱い

新幹線代は通常、課税仕入れとして処理され、仕入税額控除の対象となります。

ただし、給与扱いとなる支出（旅費規程を超えたグリーン車利用など）については、取り扱いが異なる場合がありますので、注意が必要です。

具体例

＜例題１＞
社員が業務出張のため大阪へ向かい、東京〜大阪間の往復新幹線代として30,000円を現金で支払った。

仕訳

＜例題２＞
役員が出張のため大阪を訪れた際、会社の旅費規程に則ってグリーン車を利用した。東京〜大阪間の往復運賃40,000円（グリーン料金含む）を現金で支給した。

仕訳

※なお、社内規定に反してグリーン料金などを会社が負担した場合、その費用は「給与」として取り扱われる可能性があり、源泉徴収の対象となることもあります。

まとめ

出張時にかかる新幹線代は、一般的に「旅費交通費」として処理されます。

ただし、グリーン車の利用など特別なケースでは、社内の旅費規程に基づいた適切な判断が求められます。

旅費規程に反して支給された場合は「給与」として扱われ、源泉徴収などの税務対応が必要になることもあります。

状況に応じた正確な勘定科目の選定が、適正な経理処理の鍵となります。